Las claves para organizar un evento

¿Te gustaría organizar un evento para tu equipo? En  Palacio de Avilés somos expertos en la organización de todo tipo de actos. Y, aunque nuestras celebraciones más populares se centran en bodas, bautizos y comuniones, somos especialistas en eventos de empresa que hagan crecer tu marca.

La planificación, eso sí, lleva un trabajo previo en el que hay que tener en cuenta varias premisas. Hoy, te compartimos nuestro “know-how” para que te sirva de ayuda. 

Márcate un objetivo

Estaremos de acuerdo en que todo evento tiene un objetivo y una finalidad. ¿Por qué quieres celebrarlo y qué buscas de él? Hay que tener siempre claro qué quieres contarle a la gente. Desde un acto benéfico para la recaudación de fondos a la presentación de una campaña publicitaria o un evento de empresa en el que quieras concienciar a los asistentes sobre el respeto al medioambiente. 

A partir de ahí, será mucho más sencillo ponerle y transmitir la esencia de tu idea a todos tus invitados. Otra de las claves para lograrlo es hacer que las personas a las que invites se sientan cómodas antes, durante y tras la celebración del evento. Por eso, si buscas una atmósfera única para tus actos de empresa, los espacios MICE del Palacio de Avilés seguramente se adapten a tus necesidades. 

El lugar, la fecha y la hora

La elección de la ubicación es muy importante de cara al público. Ya sabes que la imagen de marca requiere cuidar cada detalle y exponerla de la mejor forma posible. Una imagen vale más que mil palabras y son los pequeños detalles los que mueven la balanza hacia la excelencia. 

¿Quieres mesas y sillas? ¿Elegirás un espacio cerrado o al aire libre? ¿Cuál crees que es la mejor temática para ilustrar el evento? ¿Capacidad de asistentes? 

Una vez elegida la ubicación, hay que decidir fecha y hora. Lo ideal es hacerlo en un momento del día que no complique demasiado al público al que quieras llegar. Una vez lo tengas, envía con antelación las invitaciones. Sobre todo si esperas que venga gente de fuera de la ciudad o la región. En este caso, otra de las ventajas del Palacio de Avilés es que ofrecemos a los asistentes que vengan de fuera la posibilidad de alojarse en una de nuestras habitaciones con vistas al corazón del casco histórico de Avilés.

El presupuesto

Parte clave de cualquier evento: los recursos económicos con los que cuentas. Recuerda que cualquier acto conlleva una serie de gastos a los que hay que hacer frente. Y no es lo mismo un evento por todo lo alto, que un acto más íntimo. 

Qué vas a hacer

Llega el momento de sentarte, coger papel y boli junto a tu grupo de trabajo -o en solitario en el caso de ser tú el único organizador- y elegir las acciones. Una lluvia de ideas para sorprender a tus invitados. ¿Coffe-break? ¿Cata de vinos privada? ¿Desayuno de empresa? Hay decenas de posibilidades para ofrecer. Y en Palacio de Avilés contamos con todas ellas. 

La imagen de la empresa

Con todo lo anterior listo, llega el momento de pensar qué quieres que la empresa transmita. Aquí entra todo lo que tiene que ver con imagen y marketing. De la tipografía de las letras a los colores elegidos, todo es muy importante. Dentro del evento… ¿Vas a poner carteles informativos? ¿Darás folletos? ¿Cómo será la promoción en Redes Sociales? Hoy en día, tanto la primera como la impresión general que le quede al público asistente después del acto marcan la diferencia, por lo que este es un punto clave.

Algo de papeleo

Organizar cualquier evento, sea donde sea, lleva aparejado una serie de temas burocráticos que hay que dejar listos. Tienes que tener en cuenta una serie de aspectos y contar con los permisos y licencias correspondientes. Por ejemplo, en cuanto a la comida, la bebida o el ruido.

Repaso general

Una organización completa requiere una gran responsabilidad para que nada falle. Unos días antes, para tener margen de maniobra, repasa el evento al completo. Que nada se deje a la improvisación. Y, aunque parezca improvisado, esté bajo control. 

El Palacio de Avilés y tus eventos de empresa

En Palacio de Avilés contamos con espacios MICE perfectos para tus celebraciones de empresa o actos de imagen de marca. Además nuestro equipo está especializado en la organización de eventos para que puedas delegar la parte más tediosa y dedicarte solo a disfrutar. 

Además, los restaurantes del Palacio de Avilés pueden marcar la diferencia. Un catering repleto de productos locales con sello de calidad y los mejores profesionales velando porque todo salga a la perfección. 

Y si necesitas pernoctar, ofrecemos varias posibilidades en nuestro hotel. Por otro lado, si vienes a Avilés con familia, amigos o buscas un espacio petfriendly, en nuestros apartamentos de San Bernardo, 19 o el Room Habitat encontrarán todo lo que buscan.